Manter um registro organizado dos seus relacionamentos profissionais com Galerias de Arte e diversas Instituições Culturais (como museus, centros culturais, fundações, universidades, etc.) é uma prática essencial para uma gestão de carreira eficaz e para documentar a importante trajetória das suas obras no circuito artístico.
A Página “Galerias e Instituições”, que você encontra dentro do Menu “Relações e Mercado” na Plataforma do Acervo Vivo, foi especialmente desenvolvida para te ajudar a centralizar todas as informações sobre essas entidades parceiras. Com ela, você pode registrar dados de contato, quais dos seus Trabalhos estão ou estiveram vinculados a cada uma delas – seja por consignação comercial, venda intermediada, participação em exposições institucionais, aquisição para acervos permanentes ou doações – e até mesmo gerar documentos importantes como Termos de Envio/Entrega.
Este guia detalhado mostrará como utilizar todos os recursos desta página para gerenciar essas conexões vitais e o percurso das suas obras de forma profissional e organizada.
Acessando e Navegando na Página Galerias ou Instituições
- No menu principal da plataforma Acervo Vivo, clique no Menu “Mercado”.
- Dentro do Menu “Mercado”, clique na Página “Galerias ou Instituições”.
- (Imagem do Menu “Mercado” e da Página “Galerias ou Instituições” destacada)
- Você verá uma lista das galerias que já cadastrou. Para adicionar uma nova, clique no botão + Nova Galeria.
- (Imagem da Página “Galerias” com a lista e o botão + Nova Galeria)
Associando um Trabalho a uma Galerias ou Instituição (Ponto de Partida)
Antes de explorarmos as abas da Página Galerias, é importante entender como um Trabalho é vinculado a uma Galeria. Essa associação geralmente começa na Ficha Detalhada do Trabalho:
- Acesse a Ficha Detalhada do Trabalho desejado (Menu “Trabalhos” > Página “Fichas Detalhadas”).
- Vá para a Aba “Ficha Técnica”, na Seção “Disponibilidade e Localização”.
- No campo “Situação”, selecione uma das opções que evocam a relação com galerias: “Consignado”, “Vendido”, “Reservado” ou “Em exposição”.
- Ao fazer isso, o campo “Galerias” aparecerá (ou se tornará mais relevante). Aqui você pode:
- Selecionar uma galeria já cadastrada na sua lista.
- Criar uma Nova Galeria diretamente, digitando o nome e seguindo as instruções, sem precisar sair desta tela.
- Informe também a data no campo “Saída” (ex: data de entrega à galeria, data da venda).
- A “Localização” pode ser atualizada para algo como “Acervo da Galeria [Nome da Galeria]”.
- (Imagem da Ficha Técnica do Trabalho mostrando os campos Situação, Galerias, Saída e Localização sendo preenchidos para consignação)
- ➡️ Para mais detalhes sobre as Situações, veja: Guia da ‘Situação do Trabalho’
- ➡️ Para o guia completo da Aba Ficha Técnica, acesse: artigo da Aba Ficha Técnica
Uma vez que um Trabalho é associado a uma Galeria por este método, ele aparecerá automaticamente nas abas relevantes dentro da página daquela Galeria.
Explorando as Abas da Página de uma Galerias ou Instituição Específica
Ao criar uma nova galeria ou clicar em uma já existente na sua lista, você acessará a página de detalhes daquela Galeria, organizada nas seguintes abas:
Aba Ficha da Galeria: Informações Centrais
Esta é a primeira aba e contém os dados de identificação e contato da galeria.
- Campos Obrigatórios ao Criar:
- Nome da Galeria*
- Idioma Principal* (para relatórios e comunicação)
- Moeda Principal* (para relatórios e valores)
- Outros Campos:
- Cidade / Estado / País
- Curador/Contato (com campos para e-mail e telefone)
- Anotações: Um espaço para suas observações internas sobre o relacionamento com esta galeria, condições contratuais, preferências de contato, etc.
- (Imagem da Aba “Ficha da Galeria” com seus campos)
Aba Elementos: Trabalhos e Reproduções Associados
Esta aba mostra os Trabalhos e Reproduções (Tiragens) do seu acervo que estão atualmente associados a esta Galeria porque a “Situação” deles na Ficha Técnica do Trabalho foi definida como: “Consignado”, “Vendido” (por esta galeria), “Reservado” (para esta galeria) ou “Em exposição” (nesta galeria).
- Visualização: Você pode alternar a visualização entre Trabalhos e Reproduções.
- (Imagem da Aba “Elementos” mostrando a lista de Trabalhos/Reproduções e os seletores de visualização)
- Alterações Permitidas Diretamente Aqui:
- Você pode atualizar rapidamente a “Situação” e a “Data de Saída” de um Trabalho ou Reprodução diretamente nesta lista, sem precisar ir até a Ficha Detalhada individual de cada um.
- (Imagem destacando os campos editáveis de Situação e Saída na lista)
- Você pode atualizar rapidamente a “Situação” e a “Data de Saída” de um Trabalho ou Reprodução diretamente nesta lista, sem precisar ir até a Ficha Detalhada individual de cada um.
- Navegação Rápida: Ao passar o mouse sobre a linha de um Trabalho ou Reprodução, você terá atalhos para:
- Ir para a Ficha Detalhada do Trabalho.
- Ir para a página de gerenciamento de Tiragens (se for uma reprodução de obra com tiragem).
Aba + Imagens e Docs
Utilize esta aba para centralizar todos os documentos e arquivos importantes relacionados à sua parceria com esta Galeria.
- O que guardar aqui: Contratos assinados, propostas de exposição, relatórios de vendas, recibos, notas fiscais, ou qualquer outro registro documental relevante.
- Funcionalidades:
- Botão “Anexar outros Materiais”: Para fazer upload de arquivos diretamente pela plataforma.
- Botão “Abrir esta Pasta”: Acessa a pasta desta Galeria no seu Google Drive (ex: Sua Pasta Principal / Mercado / NomeDaGaleria /).
- Botão “Cria pasta da Galeria”: Se a pasta ainda não existir no Drive (ex: se você ainda não gerou um Termo de Entrega ou anexou um arquivo), este botão permite criá-la.
- Botão “Gerar Documento” > “Termo de Entrega”: Veja detalhes abaixo.
- (Imagem da Aba “+ Imagens e Docs” da Galeria com seus botões)
Termo de Entrega: Documentando o Envio de Obras
Dentro da Aba “+ Imagens e Docs” da Galeria, você pode gerar um Termo de Entrega.
- O que é: Uma listagem formal (como um romaneio) com as informações relevantes para a Galeria sobre os Trabalhos que estão sendo entregues ou que já estão sob a custódia deles para consignação ou exposição.
- Como Gerar:
- Clique no botão “Gerar Documento” e selecione a opção “Termo de Entrega”.
- A plataforma buscará as informações da Ficha Técnica dos Trabalhos associados (legenda, imagem), o Idioma e Moeda definidos para esta Galeria, e o Valor de Mercado estabelecido na Lista de Preços vinculada (se houver).
- O relatório é gerado no formato Google Planilhas e salvo automaticamente na pasta desta Galeria no seu Google Drive.
- Permitir Acesso para Imagens na Planilha:
- Ao abrir o Google Planilhas gerado pela primeira vez, pode surgir uma mensagem do Google solicitando sua permissão para que a planilha acesse dados externos para mostrar as imagens. Clique em “Permitir acesso”.
- (Imagem da mensagem “Permitir acesso” no Google Planilhas)
- Com a permissão concedida, uma miniatura da Imagem Principal do Trabalho será mostrada na planilha (geralmente na coluna F).
- (Imagem do Termo de Entrega em Google Planilhas com a miniatura da imagem)
- Ao abrir o Google Planilhas gerado pela primeira vez, pode surgir uma mensagem do Google solicitando sua permissão para que a planilha acesse dados externos para mostrar as imagens. Clique em “Permitir acesso”.
- Editando e Usando o Termo:
- Você pode fazer as alterações que achar necessárias diretamente na planilha.
- Para enviar ou arquivar, você pode:
- Imprimir diretamente do Google Planilhas (Arquivo > Imprimir).
- Fazer o download como PDF (Arquivo > Fazer download > Documento PDF (.pdf)).
- (Imagens mostrando as opções de Imprimir e Fazer Download no Google Planilhas)
Aba Idiomas e Valores
Esta aba está diretamente relacionada à funcionalidade das Listas de Preços e reflete os Trabalhos e Reproduções associados a esta Galeria que estão com a situação de “Consignado”, “Reservado” ou “Em exposição”.
- Visualização de Valores: Mostra os valores conforme a Lista de Preços vinculada a esta Galeria.
- Onde Alterar Valores?
- Recomendação Principal: As alterações de Valor de Mercado devem ser feitas primariamente na Lista de Preços à qual este Trabalho está associado (Menu “Mercado” > Página “Listas de Preços”).
- Exceção: Se você pratica um único Valor de Mercado para todas as situações ou precisa corrigir o “Valor Base Real” de um Trabalho, faça essa alteração na Ficha Detalhada do Trabalho (Aba “Idiomas e Valores”) e, em seguida, atualize a Lista de Preços.
- Você pode navegar rapidamente para a Ficha Detalhada do Trabalho clicando em “Ir para o Trabalho” ao passar o mouse sobre a linha do Trabalho nesta aba.
- Sincronização com Listas de Preços:
- Se houver alguma alteração na relação de Trabalhos com a Galeria (ex: um Trabalho foi vendido, outro deixou de estar consignado), uma caixa de aviso pode surgir nesta aba, sugerindo que você “Atualize a Lista de preços”.
- (Imagem da caixa de aviso “Atualiza a Lista de preços”)
- Ao clicar neste botão, a plataforma comparará os Trabalhos atualmente vinculados à Galeria com os da Lista de Preços associada e atualizará a exibição nesta aba para refletir apenas os dados mais recentes e relevantes.
- (Imagem da Aba “Idiomas e Valores” da Galeria, mostrando a lista de trabalhos e valores)
- Se houver alguma alteração na relação de Trabalhos com a Galeria (ex: um Trabalho foi vendido, outro deixou de estar consignado), uma caixa de aviso pode surgir nesta aba, sugerindo que você “Atualize a Lista de preços”.
Conclusão:
A Página “Galerias” no Acervo Vivo é uma ferramenta robusta para formalizar e gerenciar suas parcerias comerciais. Ao manter essas informações atualizadas, você ganha controle sobre suas obras em consignação, facilita a comunicação com as galerias e profissionaliza a gestão dos seus negócios no mundo da arte.