Se você está lendo este guia, é provável que um conjunto dos seus Trabalhos tenha sido recentemente adicionado ou atualizado na Plataforma do Acervo Vivo – talvez com a ajuda da nossa equipe de CoCatalogação ou por você mesmo(a) em um esforço inicial. A parte essencial da catalogação (registrar dados como título, ano, técnica, dimensões) já foi feita. Ótimo!
Mas a jornada de um acervo bem gerenciado não para por aí. Agora, o próximo passo crucial é garantir que as informações sobre a Disponibilidade e a Localização de cada um desses Trabalhos estejam corretas e atualizadas. Esses dados são dinâmicos e fazem parte da gestão do seu acervo, refletindo o que acontece com suas obras no mundo real.
Não se preocupe, é um processo simples, e este guia prático vai te mostrar exatamente o que fazer!
Por Que Atualizar a Disponibilidade e Localização é Vital?
- Controle do Seu Inventário: Saber rapidamente quais obras estão disponíveis para venda, quais estão em exposição, quais foram vendidas, ou onde cada peça está fisicamente.
- Agilidade para Oportunidades: Responder prontamente a um pedido de galeria ou a um cliente interessado.
- Informação Precisa para Relatórios: Gerar listas de obras disponíveis, termos de consignação, ou informações para seguro com dados corretos.
- Evitar Mal-Entendidos: Não oferecer uma obra que já foi vendida ou prometer uma que está em outra exposição.
Passo a Passo: Atualizando a Disponibilidade e Localização dos Seus Trabalhos
Para cada Trabalho que foi recentemente catalogado ou que precisa de atualização:
Passo 1: Acesse a Ficha Detalhada do Trabalho
- No menu principal da Plataforma do Acervo Vivo, vá para o Menu “Trabalhos”.
- Você pode encontrar o Trabalho na lista da Página “Acervo Completo” ou em “Rascunhos para Revisão” (se ele ainda estiver com esse status de prateleira).
- Clique sobre o Trabalho desejado para abrir sua Ficha Detalhada.
Passo 2: Vá para a Aba “Ficha Técnica”
- Por padrão, a Ficha Detalhada geralmente abre na Aba “Ficha Técnica”. Se não, clique nela.
Passo 3: Localize a Seção “Disponibilidade e Localização”
- Role a página da Aba “Ficha Técnica” para baixo até encontrar a seção chamada “Disponibilidade e Localização”.
Passo 4: Atualize o Campo “Situação”
- O que é: Este campo crucial define o status atual da sua obra (Disponível, Vendida, Em exposição, Consignado, etc.).
- Como fazer: Clique no campo “Situação” e selecione na lista a opção que melhor descreve a condição presente daquele Trabalho específico.
- Exemplo: Se a obra está no seu ateliê e pronta para ser vendida, escolha “Disponível”. Se acabou de ser vendida, mude para “Vendido”.
- ➡️ Não tem certeza qual “Situação” escolher? Consulte nosso glossário detalhado: Guia da ‘Situação do Trabalho’: Classificando o Status da Sua Obra
Passo 5: Atualize o Campo “Localização”
- O que é: Este campo informa onde a obra está fisicamente no momento.
- Como fazer: Digite a localização atual da obra.
- Exemplos: “Ateliê do Artista”, “Reserva Técnica – Caixa 02”, “Galeria XYZ (São Paulo)”, “Coleção Particular – [Nome do Colecionador, se souber e quiser registrar]”.
- Dica: A “Localização” pode (e deve!) ser atualizada sempre que a obra mudar de lugar.
Passo 6: (Se Aplicável) Preencha Campos Condicionais
- Lembre-se que, dependendo da “Situação” que você escolher, novos campos podem aparecer:
- Se “Vendido” ou “Doado”: O campo “Colecionador” aparecerá para você registrar o nome do novo proprietário.
- Se “Consignado”, “Vendido” (por galeria), “Em exposição” (em galeria) ou “Reservado” (para galeria): O campo “Galerias” aparecerá para você vincular à galeria correspondente.
- Preencha esses campos conforme necessário.
- ➡️ Para mais detalhes sobre esses campos, veja o guia da [Link para o artigo da Aba Ficha Técnica, ancorado na seção “Disponibilidade e Localização
Repita para Cada Trabalho!
Agora, é só repetir esses passos (do 1 ao 6) para cada um dos Trabalhos que precisam ter sua Disponibilidade e Localização atualizadas. Pode parecer um pouco trabalhoso no início se forem muitas obras, mas o benefício de ter essa informação correta é imenso!
Conclusão: Seu Acervo, Sua Gestão, Sempre em Dia!
Manter os dados de Disponibilidade e Localização atualizados é uma parte vital da gestão ativa do seu acervo. Com a Plataforma do Acervo Vivo, essa tarefa se torna mais simples e organizada, permitindo que você tenha sempre uma visão clara e precisa de onde cada obra está e qual seu status atual.
Essa “missão”, como você disse à sua cliente, é o que transforma uma simples lista de obras em um verdadeiro acervo vivo e gerenciável!
Parabéns por dar este importante passo na organização profissional da sua arte!