Vender um Trabalho é um momento de celebração! Mas, assim como outras mudanças importantes no status de uma obra – como enviá-la para consignação, realizar uma doação, integrá-la ao seu acervo pessoal definitivo, ter uma obra adquirida por uma instituição, ou mesmo reservá-la para um projeto específico – é crucial manter seu acervo digital na Plataforma do Acervo Vivo atualizado e preciso.
Registrar corretamente essas “saídas” ou mudanças de status não só mantém seu inventário em dia, mas também enriquece o histórico da obra e fornece dados valiosos para sua gestão de carreira.
Este guia prático mostrará os passos essenciais que você deve seguir na Plataforma do Acervo Vivo após uma venda, e muitos desses passos também se aplicam a outras situações como consignação, doação e mais.
Este guia prático mostrará os passos essenciais que você deve seguir na Plataforma do Acervo Vivo após concretizar uma venda.
Passo 1: Localize o Trabalho Vendido na Plataforma
- Acesse a Plataforma do Acervo Vivo.
- No Menu “Trabalhos”, vá para a Página “Acervo Completo” ou “Fichas Detalhadas”.
- Use os filtros ou a busca para encontrar o Trabalho específico que foi vendido.
- Clique sobre o Trabalho para abrir sua Ficha Detalhada.
Passo 2: Atualize o Status e Destino da Obra na Aba “Ficha Técnica”
Com a Ficha Detalhada do Trabalho aberta e em modo de edição, a maioria das atualizações importantes acontecerá na Aba “Ficha Técnica”. Se o seu Trabalho vendido for parte de uma edição limitada (tiragem), você também precisará fazer um ajuste na Aba “Tiragens”.
A. Na Aba “Ficha Técnica” – Seção “Disponibilidade e Localização”:
- Mude a “Situação” do Trabalho:
- Clique no campo e selecione na lista a opção que melhor descreve a nova condição do seu Trabalho. Além de “Vendido”, outras situações importantes que indicam uma mudança de disponibilidade ou destino incluem:
- “Consignado” (se a obra foi para uma galeria para venda)
- “Doado” (se você doou a obra)
- “Acervo de instituição” (se foi adquirida por um museu ou instituição)
- “Acervo pessoal do artista” (se você decidiu que esta obra não será comercializada e ficará com você)
- “Reservado” (se está separada para uma exposição ou comprador específico)
- ➡️ Entenda todas as opções de “Situação” em: Guia da ‘Situação do Trabalho’
- Registre o Colecionador (Comprador):
- Ao definir a “Situação” como “Vendido”, o campo “Colecionador” aparecerá. Insira o nome do novo proprietário.
- Atualize a “Localização”:
- Informe a nova localização da obra (ex: “Coleção Particular – [Nome do Colecionador]”).
- Informe a “Data de Saída”:
- No campo “Saída”, registre a data da venda ou da entrega da obra.
- Associe à Galeria (Se a Venda foi Intermediada):
- Se aplicável, preencha ou confirme o campo “Galerias” com o nome da galeria que intermediou a venda.
- ➡️ Saiba como gerenciar suas galerias em: Guia da Página Galerias
- Se aplicável, preencha ou confirme o campo “Galerias” com o nome da galeria que intermediou a venda.
B. Se o Trabalho Vendido for um Exemplar de uma Tiragem:
Se a obra que você vendeu faz parte de uma edição limitada (como uma gravura ou fotografia seriada), é crucial atualizar também o status do exemplar específico:
- Ainda na Ficha Detalhada do Trabalho “mãe” (o registro principal da obra que tem a tiragem), navegue até a Seção “Tiragens”.
- Na lista de exemplares, localize a numeração específica que foi vendida (ex: exemplar 3/10, PA I/II).
- Clique para editar as informações desse exemplar.
- Atualize os seguintes campos para o exemplar vendido:
- Situação: Mude para “Vendido”.
- Colecionador: Insira o nome do comprador deste exemplar específico.
- ➡️ Para o guia completo sobre como gerenciar todos os aspectos das suas edições limitadas, acesse: Dominando as Tiragens: Como Gerenciar Edições Limitadas
Passo 3: Registre o Valor da Venda (Aba “Idiomas e Valores”)
Manter um registro preciso dos valores envolvidos na venda é crucial para sua gestão financeira e para entender a trajetória comercial da sua obra.
- Na Ficha Detalhada do Trabalho vendido, navegue até a Aba “Idiomas e Valores”.
- Como a “Situação” do Trabalho já foi definida para “Vendido” (no Passo 2), você verá campos específicos para registrar os detalhes financeiros da transação:
- Valor Total da Venda:
- Neste campo, insira o valor total pelo qual a obra foi vendida ao comprador final, na moeda da transação. Este é o preço “cheio” da venda.
- Valor Recebido pela Venda (Líquido para o Artista):
- Aqui, você registrará o valor líquido que efetivamente recebeu pela venda, após quaisquer deduções.
- Quando usar: Este campo é especialmente importante se a venda envolveu intermediários e houve o pagamento de comissões (ex: para galerias, marchands) ou outras taxas (ex: impostos retidos na fonte, custos de transação).
- Se não houve deduções (venda direta sem custos), o “Valor Recebido” pode ser igual ao “Valor Total da Venda”.
- Valor Total da Venda:
- Outras Informações de Valor:
- Revise se o “Valor Base Real” (que você pode ter definido anteriormente para esta obra) ainda faz sentido como referência histórica, ou se precisa de alguma anotação no campo “Observações Internas” desta aba para contextualizar a venda.
- Se a obra estava associada a uma Lista de Preços específica que foi usada na negociação, verifique se essa informação está correta e se os valores da lista foram considerados.
➡️ Para um guia completo sobre todos os recursos da Aba “Idiomas e Valores”, incluindo a configuração de moedas e a gestão de Listas de Preços, consulte: [Link para o artigo da Aba “Idiomas e Valores”]
Passo 4: Gere ou Arquive Documentos da Venda
Após uma venda, alguns documentos são importantes:
- Certificado de Autenticidade: É fundamental entregar um Certificado de Autenticidade ao novo colecionador.
- Vá para a Aba “+ Imagens e Docs” da Ficha Detalhada do Trabalho.
- Use o botão “Gerar Documento” para criar um Certificado de Autenticidade atualizado (ele puxará os dados da obra, incluindo a nova Situação, se o template for dinâmico).
- Baixe o certificado, assine (se for o caso de uma versão física/digital assinada) e entregue ao comprador.
- ➡️ Aprenda a gerar documentos: Link para o artigo da Aba “+ Imagens e Docs”, seção Gerar Documentos
- ➡️ E como gerenciá-los: Gerenciando e Compartilhando Seus Documentos
- Recibo de Venda / Nota Fiscal:
- Se você emite recibos de venda ou notas fiscais, após criá-los (fora da plataforma), você pode fazer o upload de uma cópia digital desses documentos na Aba “+ Imagens e Docs” do Trabalho vendido, para manter tudo centralizado. Use o botão “Anexar outros arquivos”.
- Outros Documentos: Qualquer outro documento relevante para a transação (ex: comprovante de pagamento, acordo de termos) também pode ser arquivado aqui.
Conclusão: Mantendo seu Acervo Vivo e Preciso!
Registrar uma venda corretamente na Plataforma do Acervo Vivo é um passo fundamental para uma gestão de acervo profissional. Isso garante que seu inventário esteja sempre atualizado, seu histórico de obras seja completo e que você tenha todas as informações necessárias para sua carreira e para o relacionamento com o mercado de arte.
Parabéns pela sua venda e pela dedicação em manter seu Acervo Vivo!