Seu Google Drive e o Acervo Vivo Studio: Entendendo a Estrutura de Pastas e Arquivos

Uma das grandes vantagens do Acervo Vivo Studio é a integração transparente e segura com o seu próprio Google Drive. Isso significa que, enquanto você, artista, cataloga suas obras e documentos na plataforma, os arquivos físicos são armazenados de forma organizada diretamente no seu espaço na nuvem, garantindo que você sempre tenha controle e propriedade sobre eles.

A Plataforma do Acervo Vivo Studio atua como um verdadeiro assistente digital, organizando os arquivos da sua produção de forma intuitiva, mantendo seu legado acessível e seguro.

Por que entender essa estrutura é importante? Entender como o Acervo Vivo Studio estrutura essas pastas e arquivos no seu Google Drive pode te ajudar a:

• Navegar com mais confiança pelos seus próprios arquivos.
• Encontrar suas imagens e documentos facilmente, tanto na plataforma quanto diretamente no Drive.
• Interagir com seus arquivos de forma segura, se necessário, fora da plataforma

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A Estrutura de Pastas Inicial: Alinhada com os Menus da Plataforma

Quando você configura sua conta no Acervo Vivo Studio e compartilha uma pasta principal do seu Google Drive conosco (um passo essencial para a integração) – Compartilhando sua Pasta do Google Drive com o Acervo Vivo – a plataforma automaticamente cria dentro dela quatro subpastas principais. Essas pastas espelham os grandes Menus do sistema Acervo Vivo Studio, criando uma organização inicial clara para sua carreira artística:

1. Pasta Trabalhos: Contém todas as suas obras catalogadas, outras imagens e documentos.
2. Pasta Eventos: Abriga documentos e informações relacionadas às suas exposições, residências, prêmios, etc.
3. Pasta Ferramental de Suporte: Onde são guardados seus Portfólios, Currículos e Textos.
4. Pasta Mercado: Para documentos relacionados às suas Listas de Preços, Galerias e Catálogos com Valores.

Essa estrutura inicial já te dá uma visão geral de onde encontrar os diferentes tipos de arquivos.

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Mergulhando na Pasta “Trabalhos”: Séries, Imagens Principais e Pastas de Obras

A pasta Trabalhos é, compreensivelmente, uma das mais dinâmicas e com uma estrutura interna mais detalhada para o artista. Veja como ela se organiza no seu Google Drive:

1. Subpastas de “Séries”:
   • Dentro da pasta Trabalhos, cada vez que você cria uma nova Série na plataforma para agrupar suas obras, o sistema automaticamente cria uma subpasta correspondente a essa Série no seu Google Drive.
   • Exemplo: Se você tem uma “Série Aquarelas Botânicas”, haverá uma pasta chamada Série Aquarelas Botânicas dentro de Trabalhos no seu Drive.
2. Armazenamento da Imagem Principal da Obra:
   • O arquivo da Imagem Principal de cada obra que você cataloga é salvo diretamente dentro da pasta da Série à qual aquela obra pertence no seu Google Drive.
   • O Acervo Vivo Studio gerencia a nomenclatura desse arquivo de Imagem Principal de forma inteligente, renomeando-o automaticamente para refletir dados como Título, Ano, Técnica, Dimensões e Série da sua obra. Isso facilita a identificação e mantém a consistência.
3. Pasta Individual da Obra (Nomeada com o Código Serial):
   • Este é o nível mais detalhado de organização para cada obra individual.
   • Quando você precisa armazenar mais imagens de um trabalho específico (detalhes, diferentes ângulos, fotos de processo, instalações), ou quando a plataforma gera documentos para essa obra (como Certificados de Autenticidade ou Fichas Técnicas), ou ainda quando você faz upload de outros documentos relacionados (recortes de imprensa, laudos de conservação, contratos) através da Aba “+ Imagens e Docs” da Ficha Detalhada, o Acervo Vivo Studio cria uma nova subpasta específica para aquela obra.
   • Esta “pasta da obra” é criada dentro da pasta da Série correspondente.
   • O nome desta pasta individual da obra é o Código Serial único daquele trabalho (ex: 00026, 00157, etc.).
   • É DENTRO desta pasta com o código da obra que todos os arquivos extras e documentos gerados para ela são armazenados.

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Onde Outros Documentos Gerados ou Enviados São Salvos

Além dos arquivos da obra, o Acervo Vivo Studio gera e organiza outros documentos importantes para sua carreira artística

• Documentos de Obras (Certificados, Fichas): Como vimos, são salvos na pasta individual da obra (com código serial) dentro da pasta da Série, na pasta Trabalhos.
• Listas de Preços: São salvas em pastas específicas dentro de Mercado no seu Google Drive.
• • Termos de Entrega: Gerados para galerias, também são salvos nas pastas das respectivas galerias dentro de Mercado.
• • Portfólios e Catálogos com Valores: São gerados como apresentações Google Slides e salvos em pastas individuais dentro de Ferramental de Suporte ou Mercado, respectivamente. 

Todos esses documentos são gerados no formato Google Docs, Sheets ou Presentations, o que permite flexibilidade para edição e compartilhamento

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Dicas Importantes para Interagir com Suas Pastas no Google Drive

Embora o Acervo Vivo Studio gerencie a estrutura principal, você ainda tem acesso e controle total sobre suas pastas no Google Drive. Aqui vão algumas dicas essenciais para o artista:

• O que VOCÊ PODE FAZER com segurança:
  • Adicionar mais arquivos manualmente: Você pode arrastar e soltar arquivos (mais fotos, documentos de referência, etc.) diretamente na pasta individual de uma obra (a pasta com o código serial) ou em outras pastas relevantes. O Acervo Vivo Studio poderá exibir esses arquivos se você usar o botão “Abrir esta Pasta” na Aba “+ Imagens e Docs”.
  • Organizar arquivos dentro da pasta individual da obra: Se você tem muitos arquivos extras para uma obra, pode criar subpastas dentro da pasta dela (ex: uma subpasta “Referências” dentro da pasta 00026).
  • Fazer download de qualquer arquivo.
  • Visualizar seus arquivos.
  • Editar documentos gerados (Google Docs, Sheets, Presentations) diretamente no Drive para personalizá-los.
• O que você deve EVITAR FAZER para não quebrar a integração com o Acervo Vivo:
  • NÃO renomeie ou mova as pastas principais criadas pelo Acervo Vivo Studio (Trabalhos, Eventos, Ferramental de Suporte, Mercado) ou as pastas de Séries.
  • NÃO renomeie ou mova o arquivo da Imagem Principal que está solto dentro da pasta da Série. A plataforma gerencia esse nome e localização automaticamente. Se você o alterar manualmente, o Acervo Vivo Studio pode perder o vínculo com a obra na plataforma.
  • NÃO renomeie as pastas individuais das obras (aquelas nomeadas com o código serial).
  • Tenha cuidado ao excluir arquivos: Lembre-se que o Acervo Vivo Studio NUNCA exclui permanentemente seus arquivos de imagem originais do seu Google Drive. Quando você “apaga” um trabalho da plataforma ou substitui uma imagem principal, o arquivo no Drive é renomeado (ex: com prefixo “apagado-” ou “foto anterior-“), mas não é deletado. Se você excluir algo manualmente no Google Drive, a plataforma não vai mais conseguir encontrá-lo.
• Em caso de dúvida: Antes de fazer uma grande reorganização manual no seu Drive, se não tiver certeza do impacto, consulte o suporte do Acervo Vivo Studio.

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Backup do Seu Google Drive: Sua Responsabilidade, Nossas Orientações

O Acervo Vivo Studio utiliza o seu Google Drive como o repositório seguro para os arquivos das suas obras. Isso significa que a responsabilidade final pelo backup desses arquivos no Google Drive é sua, como proprietário da conta Google.

• O Google Drive já é seguro? Sim, o Google Drive é uma plataforma muito robusta com seus próprios sistemas de redundância e segurança. É muito raro perder arquivos lá devido a falhas do Google.
• Por que fazer um backup extra então?
  • Paz de espírito extra: Para uma paz de espírito adicional, uma cópia extra em outro local (outro serviço de nuvem, um HD externo) é sempre uma boa prática, protegendo contra erro humano ou problemas de segurança na sua conta Google.
• Como fazer backup do seu Google Drive?
  • Google Takeout: O próprio Google oferece uma ferramenta chamada “Google Takeout” (takeout.google.com) que permite que você baixe um arquivo de todos os seus dados do Google, incluindo o Drive. Você pode fazer isso periodicamente.
  • Sincronização com Desktop + Backup Externo: Se você usa o aplicativo Google Drive para desktop, seus arquivos são sincronizados com seu computador. A partir daí, você pode incluí-los na sua rotina de backup para um HD externo.
  • Serviços de Backup em Nuvem para Nuvem: Existem serviços de terceiros que fazem backup de uma conta de nuvem (como Google Drive) para outra (como Dropbox, OneDrive, etc.) ou para o armazenamento deles.

Escolha a estratégia de backup que melhor se adapta à sua necessidade e nível de conforto técnico. O importante é ter um plano!

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Conclusão: Transparência e Controle Sobre Seu Legado Digital
Entender como o Acervo Vivo Studio organiza seus arquivos no Google Drive te dá total transparência sobre onde seu valioso acervo digital reside. Essa parceria entre a inteligência da plataforma e a segurança do seu próprio espaço na nuvem foi pensada para te oferecer o máximo de controle, propriedade e tranquilidade na gestão do seu legado artístico. Permite que você foque no que realmente importa: sua expressão artística.

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