Uma das grandes vantagens do Acervo Vivo é a integração transparente e segura com o seu próprio Google Drive. Isso significa que, enquanto você cataloga suas obras e documentos na plataforma, os arquivos físicos são armazenados de forma organizada diretamente no seu espaço na nuvem, garantindo que você sempre tenha controle e propriedade sobre eles.
Mas como exatamente o Acervo Vivo estrutura essas pastas e arquivos no seu Google Drive? Entender essa organização pode te ajudar a navegar com mais confiança, a encontrar seus arquivos facilmente e até mesmo a interagir com eles de forma segura fora da plataforma, se necessário.
A Estrutura de Pastas Inicial: Alinhada com os Menus da Plataforma
Quando você configura sua conta e compartilha uma pasta principal do seu Google Drive com o Acervo Vivo (lembra daquele primeiro passo importante? Se precisar, veja aqui: link para Compartilhando sua Pasta do Google Drive com o Acervo Vivo, a plataforma automaticamente cria dentro dela quatro subpastas principais. Essas pastas espelham os grandes Menus do sistema Acervo Vivo, criando uma organização inicial clara:
- Pasta Trabalhos: Onde todos os arquivos relacionados às suas obras de arte serão armazenados.
- Pasta Eventos: Destinada a arquivos relacionados aos eventos que você catalogar (ex: fotos de exposições, convites, etc., se a plataforma permitir anexos para eventos).
- Pasta Ferramental de Suporte: Para arquivos ligados aos seus currículos, textos, portfólios.
- Pasta Mercado: Onde podem ficar documentos relacionados a galerias, listas de preços, etc.
Essa estrutura inicial já te dá uma visão geral de onde encontrar os diferentes tipos de arquivos.
Mergulhando na Pasta “Trabalhos”: Séries, Imagens Principais e Pastas de Obras
A pasta Trabalhos é, compreensivelmente, uma das mais dinâmicas e com uma estrutura interna mais detalhada. Veja como ela se organiza:
- Subpastas de “Séries”:
- Dentro da pasta Trabalhos, cada vez que você cria uma nova Série na plataforma Acervo Vivo para agrupar suas obras, o sistema automaticamente cria uma subpasta correspondente a essa Série no seu Google Drive.
- Exemplo: Se você tem uma “Série Aquarelas Botânicas”, haverá uma pasta chamada Série Aquarelas Botânicas dentro de Trabalhos no seu Drive.
- Armazenamento da Imagem Principal da Obra:
- O arquivo da Imagem Principal de cada obra que você cataloga é salvo diretamente dentro da pasta da Série à qual aquela obra pertence no seu Google Drive.
- Lembre-se que o Acervo Vivo também gerencia a nomenclatura desse arquivo de Imagem Principal de forma inteligente! (Saiba mais em: [Link para “Como o Acervo Vivo Organiza e Renomeia sua Imagem Principal no Google Drive”])
- Pasta Individual da Obra (Nomeada com o Código Serial):
- Este é o nível mais detalhado de organização para cada obra individual.
- Quando você precisa armazenar mais imagens de um trabalho específico (detalhes, ângulos, etc.), ou quando a plataforma gera documentos para essa obra (como Certificados de Autenticidade ou Fichas Técnicas), ou ainda quando você faz upload de outros documentos relacionados através da Aba “+ Imagens e Docs”, o Acervo Vivo cria uma nova subpasta específica para aquela obra.
- Esta “pasta da obra” é criada dentro da pasta da Série correspondente.
- O nome desta pasta individual da obra é o Código Serial único daquele trabalho (ex: 00026, 00157, etc.).
- É DENTRO desta pasta com o código da obra que todos os arquivos extras e documentos gerados para ela são armazenados.
Resumo Visual da Estrutura da Pasta “Trabalhos” (exemplo):
Sua Pasta Acervo Vivo (Compartilhada)
└── Trabalhos
├── Série Aquarelas Botânicas
│ ├── ImagemPrincipal_ObraFlores 00026.jpg
│ └── 00026 (Pasta da Obra “Flores”)
│ ├── detalhe_flores_1.jpg
│ ├── detalhe_flores_2.jpg
│ └── Certificado_Autenticidade_Flores_00026.pdf
└── Série Esculturas Abstratas
├── ImagemPrincipal_ObraFormaAzul 00157.jpg
└── 00157 (Pasta da Obra “Forma Azul”)
└── FichaTecnica_FormaAzul_00157.pdf
Onde Outros Documentos Gerados ou Enviados São Salvos
- Documentos de Obras (Certificados, Fichas): Como vimos, são salvos na pasta individual da obra (com código serial) dentro da pasta da Série, na pasta Trabalhos.
- Arquivos de Outras Seções (Eventos, Ferramental, Mercado): ex: um contrato de galeria na pasta Mercado, ou o PDF de um portfólio na pasta Ferramental de Suporte), eles serão organizados dentro das respectivas pastas principais (Eventos, Ferramental de Suporte, Mercado) em subpastas nomeadas de forma lógica (ex: pelo nome do evento, título do portfólio, etc.).
Dicas Importantes para Interagir com Suas Pastas no Google Drive
Embora o Acervo Vivo gerencie a estrutura principal, você ainda tem acesso e controle sobre suas pastas no Google Drive. Aqui vão algumas dicas:
- O que VOCÊ PODE FAZER com segurança:
- Adicionar mais arquivos manualmente: Você pode arrastar e soltar arquivos (mais fotos, documentos de referência, etc.) diretamente na pasta individual de uma obra (a pasta com o código serial) ou em outras pastas relevantes. O Acervo Vivo poderá exibir esses arquivos se você usar a função “Abrir esta Pasta” na Aba “+ Imagens e Docs”.
- Organizar arquivos dentro da pasta individual da obra: Se você tem muitos arquivos extras para uma obra, pode criar subpastas dentro da pasta dela (ex: uma subpasta “Referências” dentro da pasta 00026).
- Fazer download de qualquer arquivo.
- Visualizar seus arquivos.
- O que você deve EVITAR FAZER para não quebrar a integração com o Acervo Vivo:
- NÃO renomeie ou mova as pastas principais criadas pelo Acervo Vivo (Trabalhos,Eventos, etc.) ou as pastas de Séries.
- NÃO renomeie ou mova o arquivo da Imagem Principal que está solto dentro da pasta da Série. A plataforma gerencia esse nome e localização. Se você o alterar manualmente, o Acervo Vivo pode perder o vínculo.
- NÃO renomeie as pastas individuais das obras (aquelas nomeadas com o código serial).
- Tenha cuidado ao excluir arquivos: Lembre-se que o Acervo Vivo não exclui arquivos do seu Drive. Se você excluir algo manualmente, a plataforma não vai mais conseguir encontrá-lo.
- Em caso de dúvida: Antes de fazer uma grande reorganização manual no seu Drive, se não tiver certeza do impacto, consulte nosso suporte!
Backup do Seu Google Drive: Sua Responsabilidade, Nossas Orientações
O Acervo Vivo utiliza o seu Google Drive como o repositório seguro para os arquivos das suas obras. Isso significa que a responsabilidade final pelo backup desses arquivos no Google Drive é sua, como proprietário da conta Google.
- O Google Drive já é seguro? Sim, o Google Drive é uma plataforma muito robusta com seus próprios sistemas de redundância e segurança. É muito raro perder arquivos lá devido a falhas do Google.
- Por que fazer um backup extra então?
- Erro humano: Você pode excluir acidentalmente uma pasta inteira ou arquivos importantes.
- Problemas de segurança na sua conta Google: Embora raro, se sua conta Google for comprometida, seus arquivos podem estar em risco.
- Paz de espírito extra: Ter uma cópia adicional dos seus arquivos mais preciosos em outro local (outro serviço de nuvem, um HD externo) é sempre uma boa prática.
- Como fazer backup do seu Google Drive?
- Google Takeout: O próprio Google oferece uma ferramenta chamada “Google Takeout” (takeout.google.com) que permite que você baixe um arquivo de todos os seus dados do Google, incluindo o Drive. Você pode fazer isso periodicamente.
- Sincronização com Desktop + Backup Externo: Se você usa o aplicativo Google Drive para desktop, seus arquivos são sincronizados com seu computador. A partir daí, você pode incluí-los na sua rotina de backup para um HD externo.
- Serviços de Backup em Nuvem para Nuvem: Existem serviços de terceiros que fazem backup de uma conta de nuvem (como Google Drive) para outra (como Dropbox, OneDrive, etc.) ou para o armazenamento deles.
Escolha a estratégia de backup que melhor se adapta à sua necessidade e nível de conforto técnico. O importante é ter um plano!
Conclusão: Transparência e Controle Sobre Seu Legado Digital
Entender como o Acervo Vivo organiza seus arquivos no Google Drive te dá total transparência sobre onde seu valioso acervo digital reside. Essa parceria entre a inteligência da plataforma e a segurança do seu próprio espaço na nuvem foi pensada para te oferecer o máximo de controle, propriedade e tranquilidade na gestão do seu legado artístico.