Participar de eventos como feiras de arte ou exposições é uma parte fundamental da sua trajetória. Mas, como gerenciar o status dos seus Trabalhos durante e após esses eventos na Plataforma do Acervo Vivo? “O que eu faço quando a obra vai? E quando ela volta (ou é vendida)? Como fica o histórico?”
Essas são dúvidas muito comuns e importantes! Manter um registro preciso do ciclo de vida de cada Trabalho que participa de um evento garante que seu acervo esteja sempre atualizado, seu histórico seja completo e sua gestão seja impecável.
Este guia prático mostrará o passo a passo de como registrar o envio de um Trabalho para um evento, e o que fazer quando ele retorna ao seu ateliê ou é vendido durante o evento.
Passo 1 (Antes ou Durante): Registre o Evento na Sua Trajetória
O primeiro passo é criar um registro para o evento em si (a Feira de Arte, a Exposição, etc.). Isso centralizará todas as informações e os Trabalhos relacionados a ele.
- No menu principal, acesse o Menu “Trajetória” e a Página “Exposições e Eventos”.
- Clique em + Novo Evento.
- Preencha as informações do evento:
- Nome do Evento: (ex: “Feira de Arte SP-Arte 2025”).
- Tipo do Evento: Selecione “Feira de Arte”, “Exposição Coletiva”, ou o tipo apropriado.
- Datas, Local, etc.
- Use o campo “Anotações” ou “Descrição” (na Aba Detalhes do Evento) para registrar informações importantes, como o estande em que você estava, o nome do seu representante na feira, ou detalhes sobre quais exemplares de uma tiragem foram enviados.
- ➡️ Para um guia completo sobre como catalogar eventos, veja Como Registrar Suas Exposições
Passo 2 (Ao Enviar os Trabalhos): Associe as Obras e Atualize o Status
Quando você decide quais Trabalhos irão para o evento, é hora de atualizar a plataforma.
- Associe os Trabalhos ao Evento:
- Método A (No Evento): Na página do Evento que você criou, vá para a Aba “Elementos” e clique em “Associar Trabalho” para selecionar todas as obras que participarão.
- Método B (No Trabalho): Em cada Ficha Detalhada do Trabalho que irá para o evento, vá na Aba “Histórico” e associe-o ao Evento correspondente.
- (Ambos os métodos funcionam e se complementam).
- Atualize a Situação e Localização de Cada Trabalho Enviado:
- Para cada Trabalho que foi enviado, acesse sua Ficha Detalhada > Aba “Ficha Técnica” > Seção “Disponibilidade e Localização”:
- Situação: Mude para uma situação que indique que a obra não está mais com você. Boas opções são “Em exposição” (se for uma mostra) ou “Consignado” (se estiver com uma galeria no evento para venda).
- Localização: Atualize para o local do evento (ex: “Pavilhão da Bienal – SP-Arte 2025”, “Galeria XYZ – Estande 42”).
- Data de Saída: Registre a data em que a obra deixou seu ateliê.
- Tiragens: Se você enviou um exemplar específico de uma tiragem, lembre-se de atualizar a Situação e Localização para aquele exemplar na Seção “Tiragens” da Ficha Técnica da obra “mãe”.
- Resultado desta Etapa: Seu acervo agora reflete precisamente quais obras estão fora do seu ateliê e onde elas estão, e o histórico de participação no evento já está criado.
Passo 3 (Após o Evento): Atualize o Status das Obras (Retorno ou Venda)
O evento terminou. Agora você precisa atualizar o status de cada Trabalho que participou.
Cenário A: A Obra Retornou ao Seu Atelier (Não foi vendida)
- Localize o Trabalho na sua plataforma.
- Vá novamente em sua Ficha Detalhada > Aba “Ficha Técnica” > Seção “Disponibilidade e Localização”.
- Atualize a Situação: Altere o status de “Consignado” para “Disponível” (ou a situação que ela tinha antes do evento).
- Atualize a Consignação: No campo “Galeria”, selecione a opção “Nenhum(a)”. Isso desvincula a obra da entidade comercial. O seu Ateliê não precisa ser cadastrado como uma Galeria.
- Atualize a Localização: No campo “Localização”, escreva onde a obra está fisicamente (ex: “Ateliê” ou se trabalha com o conceito de Reserva técnica, “Reserva Técnica – Prateleira 3”).
- Registre o Histórico (opcional): Para manter um registro cronológico rico, use o campo “Observações”. Anote a data do retorno e qualquer detalhe relevante.
- Ajuste os Valores (se necessário): A participação em um evento importante pode valorizar seu trabalho. Este é um bom momento para revisar o “Valor de Referência da Obra” (na Aba “Valores”). Se você tinha uma Lista de Preços específica para o evento, pode decidir mantê-la ou arquivá-la.
Caso Especial: E se o Trabalho no Evento for um Exemplar de uma Tiragem?
A lógica do ciclo (registrar evento > associar obra > atualizar status no envio > atualizar status no retorno/venda) é a mesma, mas as atualizações de Situação e Localização são feitas no nível do exemplar específico, e não (ou não apenas) no Trabalho “mãe”.
Ao Enviar um Exemplar da Tiragem para o Evento:
- Associe o Trabalho “mãe” ao Evento (na Aba “Elementos” do Evento ou “Histórico” do Trabalho), para que o histórico geral seja registrado.
- Vá para a Ficha Detalhada do Trabalho “mãe” e acesse a Aba “Ficha Técnica”.
- Encontre a Seção “Tiragens”, que lista todos os exemplares.
- Localize o exemplar específico que você está enviando (ex: 5/20).
- Edite este exemplar e atualize:
- Situação: Mude para “Em exposição” ou “Consignado”.
- Localização: Informe o local do evento (ex: “Feira de Arte XYZ”).
- (Não mude a Situação do Trabalho “mãe” se ainda houver outros exemplares disponíveis).
Após o Evento (Retorno ou Venda do Exemplar da Tiragem):
O processo de atualização também ocorre no nível do exemplar:
- Se o Exemplar Retornou:
- Acesse a Seção “Tiragens” na Ficha Detalhada do Trabalho “mãe”.
- Edite o exemplar que retornou.
- Mude sua Situação de volta para “Disponível” (ou “Tiragens disponíveis”).
- Atualize sua Localização para “Ateliê”.
- Registre o Histórico (opcional): Para manter um registro cronológico rico, use o campo “Observações”. Anote a data do retorno e qualquer detalhe relevante.
- Se o Exemplar foi Vendido:
- Acesse a Seção “Tiragens” na Ficha Detalhada do Trabalho “mãe”.
- Edite o exemplar que foi vendido.
- Mude sua Situação para “Vendido”.
- Preencha o campo “Colecionador” com o nome do comprador daquele exemplar.
- Atualize a Localização.
- Informe a data da entrega em Saída.
- Importante: Ao gerar o Certificado de Autenticidade, ele deve ser para aquele exemplar específico, e a plataforma geralmente já inclui a numeração da tiragem (ex: 5/20) no documento, o que o torna único.
- ➡️ Lembre-se, o nosso guia completo sobre tiragens detalha todas as funcionalidades. Veja em Como Gerenciar Edições Limitadas
Em Resumo: Para obras com tiragem, o controle de status e localização de cada cópia que circula é feito individualmente para cada exemplar na Seção “Tiragens” da Ficha Técnica da obra “mãe”.
Cenário B: A Obra foi Vendida Durante o Evento
Parabéns! O processo é o mesmo do nosso guia de vendas:
- Localize o Trabalho na sua plataforma.
- Na Ficha Detalhada > Aba “Ficha Técnica”:
- Mude a Situação para “Vendido”.
- Preencha o campo “Colecionador” com os dados do comprador.
- Atualize a Localização (ex: “Coleção Particular – [Nome do Comprador]”).
- Preencha a Data de Saída (a data da venda).
- Se a venda foi intermediada pela galeria no evento, associe-a no campo “Galerias”.
- Na Ficha Detalhada > Aba “Valores”:
- Registre os detalhes financeiros da transação nos campos “Valor Total da Venda” e “Valor Recebido pela Venda”.
- Na Aba “+ Imagens e Docs”:
- Gere e salve o Certificado de Autenticidade para entregar ao novo proprietário.
- ➡️ Para um guia detalhado sobre cada passo após uma venda, veja Vendi um Trabalho! E Agora? Guia Rápido para Atualizar Seu Acervo
Importante: A Diferença entre “Evento” na Trajetória e “Galeria”
Você deve ter notado que na Plataforma do Acervo Vivo existem entidades separadas para “Eventos” (dentro do Menu Trajetória) e “Galerias” (dentro do Menu Relações e Mercado. Entender a função de cada uma é chave para um gerenciamento eficiente:
- Evento (Menu Trajetória): Serve para construir o histórico e a procedência da obra. É o registro de que a obra participou de uma exposição, feira ou mostra. Este registro é focado na biografia do trabalho.
- Galeria (Menu Relações e Mercado): É uma entidade comercial. Você cadastra uma “Galeria” quando precisa realizar ações de mercado, como consignar obras, gerar Termos de Entrega, criar Listas de preços ou registrar vendas.
Na prática, para uma feira de arte, o que fazer?
- Cadastre a Feira no Menu Trajetória: Para registrar a participação da obra no evento e enriquecer seu histórico. (veja em Passo 1 (Antes ou Durante): Registre o Evento na Sua Trajetória
- Cadastre a Entidade Comercial (a galeria que te representa na feira ou a própria organização da feira) como “Galeria“: Para poder consignar as obras e gerar os documentos necessários, como o Termo de Entrega.
O Histórico do Trabalho Fica Registrado?
Sim, com certeza! Este é um dos grandes benefícios da Plataforma do Acervo Vivo.
Ao associar um Trabalho a um Evento (Passo 2), essa informação fica permanentemente registrada na Aba “Histórico” da Ficha Detalhada daquele Trabalho. Mesmo após a obra retornar ao seu ateliê ou ser vendida, você sempre terá o registro de que ela participou daquela feira ou exposição específica, construindo um currículo rico e detalhado para cada uma das suas criações.
Conclusão: Seu Acervo, um Reflexo da Sua Carreira
Gerenciar o ciclo de vida de uma obra que participa de um evento externo é uma tarefa de gestão de acervo fundamental. Ao seguir estes passos na Plataforma do Acervo Vivo, você garante que sua catalogação seja um espelho fiel e atualizado da sua trajetória, refletindo não apenas o que você cria, mas também onde sua arte circula e é reconhecida.