Página “Palavras-Chave”: Gerenciamento Centralizado da Sua Coleção no Acervo Vivo Guardian

Se aplica a qual Solução:

A Página “Palavras-Chave”: Sua Central de Gerenciamento da Coleção

A plataforma oferece uma página dedicada para você gerenciar todos os seus termos de forma centralizada.

• Acesso: Você pode acessar a Página “Palavras-chave” por meio dos Menus da plataforma (a localização exata dependerá da arquitetura específica do Guardian, mas geralmente está ligada à gestão de obras ou eventos). A página e suas funcionalidades são idênticas, independentemente do ponto de acesso.

• Tela Inicial da Lista: Exibe uma lista de todas as suas Palavras-Chave criadas, com colunas de contagem indicando quantas Obras e Eventos estão associados a cada termo. Você pode pesquisar na lista para encontrar termos existentes ou clicar em + Nova Palavra-chave para adicionar um novo.

Ao selecionar uma Palavra-Chave existente ou criar uma nova, você acessará sua página de detalhamento, que agora está dividida em três abas.

Botão “Duplicar Palavra-chave”

Este botão inovador é visível em todas as abas da tela de detalhe da Palavra-chave. Ele oferece uma maneira rápida de criar um novo termo de organização baseado em um existente, economizando tempo e garantindo consistência.

Botão “Apagar Palavra-chave”

Permite excluir uma Palavra-chave da sua lista.
Importante: Ao apagar uma Palavra-chave, você NÃO está excluindo os Trabalhos ou Eventos que estavam associados a ela. Apenas o termo (a etiqueta) é removido, e a associação entre ele e os Trabalhos e Eventos é desfeita. Os Trabalhos e Eventos continuam em seu acervo normalmente.

◦ Gestão de Arquivos no Google Drive: Se uma pasta correspondente a essa Palavra-chave existir no seu Google Drive, ela NÃO será excluída. Em vez disso, a pasta será automaticamente renomeada, acrescentando o prefixo “apagada-“ ao nome original (ex: “apagada-NomeDaPalavraChave”). Isso garante que seus arquivos relacionados sejam preservados e facilmente identificáveis, mesmo que o termo seja removido da plataforma.

Aba Ficha da Palavra-chave

Esta aba centraliza os dados de identificação e o propósito de cada Palavra-chave.

• Campo “Palavra”: É onde você efetivamente digita ou edita o termo ou a frase curta que funcionará como sua Palavra-Chave. É o coração da sua etiqueta personalizada para agrupar e encontrar suas obras.

• Campo “Significado ou objetivo”: Um campo de texto longo para você registrar o propósito desta Palavra-chave. Para colecionadores, isso pode incluir notas como: “Para identificar obras do período X”, “Obras que foram expostas em local Y”, ou “Itens que precisam de avaliação em 2025”.

Dicas para Escolher e Formatar Boas Palavras-Chave

• Seja Específico, mas Conciso: Frases curtas (duas a quatro palavras) funcionam muito bem, e você pode usar espaços. Exemplo: “Coleção Arte Africana”.

• Consistência é Fundamental: Decida um padrão para seus termos e mantenha-o. A consistência visual e organizacional é sua aliada para agrupar obras de forma idêntica e manter a proveniência clara.

• Pense como Você Buscaria: Imagine os termos que você (ou um especialista) digitaria para encontrar um grupo específico de obras dentro da sua coleção.

• Evite Caracteres Especiais Desnecessários: Embora a plataforma seja flexível, o uso excessivo de caracteres especiais pode dificultar a memorização e busca.

Seção Trabalhos

Esta seção permite visualizar e gerenciar as associações entre a Palavra-chave e suas obras ou eventos.

• Associação Dinâmica: Você pode buscar e associar Obras da sua coleção diretamente a esta Palavra-chave. Isso é particularmente útil para agrupar obras que participaram de um mesmo evento ou que compartilham uma característica específica da sua coleção.

Você também pode fazê-lo a partir da Ficha técnica do Trabalho, na seção Disponibilidade e Localização.

Aba +Imagens e Docs

Esta aba é o seu centro de controle para todos os documentos e apresentações visuais relacionados a uma Palavra-Chave específica da sua coleção no Acervo Vivo Guardian. Ela permite que você gere materiais profissionais e organize os arquivos que complementam os Trabalhos agrupados por essa Palavra-Chave.

• Botões de Ação:

Anexar outros arquivos: Utilize este botão para fazer upload de documentos e arquivos complementares diretamente para a pasta desta Palavra-Chave no seu Google Drive. Isso pode incluir pesquisas relacionadas ao tema do agrupamento, textos conceituais que unificam as obras associadas, ou qualquer material de referência para o seu critério de organização.
Gera relação para impressão: Esta funcionalidade permite criar listagens ou relatórios baseados nos Trabalhos associados a essa Palavra-Chave. É ideal para gerar inventários parciais por tema, listas de obras para fins de seguro, ou qualquer outro documento que consolide as informações catalográficas dos itens que você agrupou.
Gera Apresentação: Esta é uma ferramenta poderosa para colecionadores! Ao clicar neste botão, o Acervo Vivo Guardian cria automaticamente um arquivo no Google Presentations. Essa apresentação é formatada para exibir uma obra por lâmina, com a Imagem Principal e a Legenda de cada Trabalho associado àquela Palavra-Chave.

Utilidade para o Colecionador: Essa funcionalidade é perfeita para fortalecer a capacidade do colecionador de ter um dossiê digital completo e versátil para cada peça do seu acervo. Ela permite:

Compartilhar seleções visuais de obras rapidamente, como um portfólio temático para apresentar a um curador ou a outros colecionadores.
Criar relatórios visuais ou resumos do acervo para diversas finalidades, aproveitando os dados já catalogados na plataforma para uma apresentação profissional e consistente.
Reforçar a gestão da “informação sobre a obra” que tanto circula no ecossistema da arte, indo além dos relatórios em planilha.

• Visualização de Conteúdo da Pasta no Google Drive: Uma pasta específica para a Palavra-chave é criada no Google Drive quando um dos botões de geração é acionado, servindo como repositório para documentos gerados pela Plataforma ou para uploads do usuário. Essa organização permite total transparência e controle sobre seus arquivos digitais.

Conclusão: Controle e Transparência na Gestão da Sua Coleção A Página “Palavras-Chave” no Acervo Vivo Guardian é uma ferramenta robusta para colecionadores que buscam um controle detalhado e uma organização inteligente de seus acervos. Ao gerenciar suas Palavras-chave de forma centralizada, você garante que sua coleção seja sempre acessível, pesquisável e que sua documentação esteja impecavelmente organizada.

🤔💭 Ainda precisa de ajuda?

Se este artigo não respondeu completamente à sua dúvida, não hesite em enviar uma mensagem ao nosso suporte.