Uma das grandes vantagens do Acervo Vivo é a integração transparente e segura com o seu próprio Google Drive. Isso significa que, enquanto você cataloga suas obras e documentos na plataforma, os arquivos físicos são armazenados de forma organizada diretamente no seu espaço na nuvem, garantindo que você sempre tenha controle e propriedade sobre eles.
Mas como exatamente o Acervo Vivo estrutura essas pastas e arquivos no seu Google Drive? Entender essa organização pode te ajudar a navegar com mais confiança, a encontrar seus arquivos facilmente e até mesmo a interagir com eles de forma segura fora da plataforma, se necessário.
Este guia vai desmistificar a estrutura de pastas que o Acervo Vivo cria e gerencia para você.
A Estrutura de Pastas Inicial: Alinhada com os Menus da Plataforma
Quando você configura sua conta e compartilha uma pasta principal do seu Google Drive com o Acervo Vivo (lembra daquele primeiro passo importante? Se precisar, veja aqui: link para Compartilhando sua Pasta do Google Drive com o Acervo Vivo, a plataforma automaticamente cria dentro dela quatro subpastas principais. Essas pastas espelham os grandes Menus do sistema Acervo Vivo, criando uma organização inicial clara:
- Pasta Trabalhos: Onde todos os arquivos relacionados às suas obras de arte serão armazenados.
- Pasta Eventos: Destinada a arquivos relacionados aos eventos que você catalogar (ex: fotos de exposições, convites, etc., se a plataforma permitir anexos para eventos).
- Pasta Ferramental de Suporte: Para arquivos ligados aos seus currículos, textos, portfólios.
- Pasta Mercado: Onde podem ficar documentos relacionados a galerias, listas de preços, etc.
Essa estrutura inicial já te dá uma visão geral de onde encontrar os diferentes tipos de arquivos.
Mergulhando na Pasta “Trabalhos”: Séries, Imagens Principais e Pastas de Obras
A pasta Trabalhos é, compreensivelmente, uma das mais dinâmicas e com uma estrutura interna mais detalhada. Veja como ela se organiza:
- Subpastas de “Séries”:
- Dentro da pasta Trabalhos, cada vez que você cria uma nova Série na plataforma Acervo Vivo para agrupar suas obras, o sistema automaticamente cria uma subpasta correspondente a essa Série no seu Google Drive.
- Exemplo: Se você tem uma “Série Aquarelas Botânicas”, haverá uma pasta chamada Série Aquarelas Botânicas dentro de Trabalhos no seu Drive.
- Armazenamento da Imagem Principal da Obra:
- O arquivo da Imagem Principal de cada obra que você cataloga é salvo diretamente dentro da pasta da Série à qual aquela obra pertence no seu Google Drive.
- Lembre-se que o Acervo Vivo também gerencia a nomenclatura desse arquivo de Imagem Principal de forma inteligente! (Saiba mais em: [Link para “Como o Acervo Vivo Organiza e Renomeia sua Imagem Principal no Google Drive”])
- Pasta Individual da Obra (Nomeada com o Código Serial):
- Este é o nível mais detalhado de organização para cada obra individual.
- Quando você precisa armazenar mais imagens de um trabalho específico (detalhes, ângulos, etc.), ou quando a plataforma gera documentos para essa obra (como Certificados de Autenticidade ou Fichas Técnicas), ou ainda quando você faz upload de outros documentos relacionados através da Aba “+ Imagens e Docs”, o Acervo Vivo cria uma nova subpasta específica para aquela obra.
- Esta “pasta da obra” é criada dentro da pasta da Série correspondente.
- O nome desta pasta individual da obra é o Código Serial único daquele trabalho (ex: 00026, 00157, etc.).
- É DENTRO desta pasta com o código da obra que todos os arquivos extras e documentos gerados para ela são armazenados.
Resumo Visual da Estrutura da Pasta “Trabalhos” (exemplo):
Sua Pasta Acervo Vivo (Compartilhada)
└── Trabalhos
├── Série Aquarelas Botânicas
│ ├── ImagemPrincipal_ObraFlores.jpg
│ └── 00026 (Pasta da Obra “Flores”)
│ ├── detalhe_flores_1.jpg
│ ├── detalhe_flores_2.jpg
│ └── Certificado_Autenticidade_Flores_00026.pdf
└── Série Esculturas Abstratas
├── ImagemPrincipal_ObraFormaAzul.jpg
└── 00157 (Pasta da Obra “Forma Azul”)
└── FichaTecnica_FormaAzul_00157.pdf
Onde Outros Documentos Gerados ou Enviados São Salvos
- Documentos de Obras (Certificados, Fichas): Como vimos, são salvos na pasta individual da obra (com código serial) dentro da pasta da Série, na pasta Trabalhos.
- Arquivos de Outras Seções (Eventos, Ferramental, Mercado): Se a plataforma permitir o upload de arquivos ou gerar documentos nessas outras seções (ex: um contrato de galeria na pasta Mercado, ou o PDF de um portfólio na pasta Ferramental de Suporte), eles serão organizados dentro das respectivas pastas principais (Eventos, Ferramental de Suporte, Mercado) e, possivelmente, em subpastas nomeadas de forma lógica (ex: pelo nome do evento, título do portfólio, etc.). (Este ponto pode ser mais genérico se a funcionalidade de anexos nessas outras áreas não for tão granular quanto em “Trabalhos”).
Dicas Importantes para Interagir com Suas Pastas no Google Drive
Embora o Acervo Vivo gerencie a estrutura principal, você ainda tem acesso e controle sobre suas pastas no Google Drive. Aqui vão algumas dicas:
- O que VOCÊ PODE FAZER com segurança:
- Adicionar mais arquivos manualmente: Você pode arrastar e soltar arquivos (mais fotos, documentos de referência, etc.) diretamente na pasta individual de uma obra (a pasta com o código serial) ou em outras pastas relevantes. O Acervo Vivo poderá exibir esses arquivos se você usar a função “Abrir esta Pasta” na Aba “+ Imagens e Docs”.
- Organizar arquivos dentro da pasta individual da obra: Se você tem muitos arquivos extras para uma obra, pode criar subpastas dentro da pasta dela (ex: uma subpasta “Referências” dentro da pasta 00026).
- Fazer download de qualquer arquivo.
- Visualizar seus arquivos.
- O que você deve EVITAR FAZER para não quebrar a integração com o Acervo Vivo:
- NÃO renomeie ou mova as pastas principais criadas pelo Acervo Vivo (<code>Trabalhos</code>, <code>Eventos</code>, etc.) ou as pastas de Séries.
- NÃO renomeie ou mova o arquivo da Imagem Principal que está solto dentro da pasta da Série. A plataforma gerencia esse nome e localização. Se você o alterar manualmente, o Acervo Vivo pode perder o vínculo.
- NÃO renomeie as pastas individuais das obras (aquelas nomeadas com o código serial).
- Tenha cuidado ao excluir arquivos: Lembre-se que o Acervo Vivo não exclui arquivos do seu Drive. Se você excluir algo manualmente, a plataforma pode não conseguir mais exibi-lo ou referenciá-lo.
- Em caso de dúvida: Antes de fazer uma grande reorganização manual no seu Drive, se não tiver certeza do impacto, consulte nosso suporte!
Backup do Seu Google Drive: Sua Responsabilidade, Nossas Orientações
O Acervo Vivo utiliza o seu Google Drive como o repositório seguro para os arquivos das suas obras. Isso significa que a responsabilidade final pelo backup desses arquivos no Google Drive é sua, como proprietário da conta Google.
- O Google Drive já é seguro? Sim, o Google Drive é uma plataforma muito robusta com seus próprios sistemas de redundância e segurança. É muito raro perder arquivos lá devido a falhas do Google.
- Por que fazer um backup extra então?
- Erro humano: Você pode excluir acidentalmente uma pasta inteira ou arquivos importantes.
- Problemas de segurança na sua conta Google: Embora raro, se sua conta Google for comprometida, seus arquivos podem estar em risco.
- Paz de espírito extra: Ter uma cópia adicional dos seus arquivos mais preciosos em outro local (outro serviço de nuvem, um HD externo) é sempre uma boa prática.
- Como fazer backup do seu Google Drive?
- Google Takeout: O próprio Google oferece uma ferramenta chamada “Google Takeout” (takeout.google.com) que permite que você baixe um arquivo de todos os seus dados do Google, incluindo o Drive. Você pode fazer isso periodicamente.
- Sincronização com Desktop + Backup Externo: Se você usa o aplicativo Google Drive para desktop, seus arquivos são sincronizados com seu computador. A partir daí, você pode incluí-los na sua rotina de backup para um HD externo.
- Serviços de Backup em Nuvem para Nuvem: Existem serviços de terceiros que fazem backup de uma conta de nuvem (como Google Drive) para outra (como Dropbox, OneDrive, etc.) ou para o armazenamento deles.
Escolha a estratégia de backup que melhor se adapta à sua necessidade e nível de conforto técnico. O importante é ter um plano!
Conclusão: Transparência e Controle Sobre Seu Legado Digital
Entender como o Acervo Vivo organiza seus arquivos no Google Drive te dá total transparência sobre onde seu valioso acervo digital reside. Essa parceria entre a inteligência da plataforma e a segurança do seu próprio espaço na nuvem foi pensada para te oferecer o máximo de controle, propriedade e tranquilidade na gestão do seu legado artístico.