Depois de gerar documentos importantes como Certificados de Autenticidade, Fichas Técnicas para suas obras no Acervo Vivo (através da Aba “+ Imagens e Docs”), você provavelmente precisará imprimi-los, compartilhá-los com contatos ou, em alguns casos, até mesmo excluir uma versão antiga.
Lembre-se que os documentos gerados pela plataforma são criados no formato Google Docs (e salvos no seu Google Drive), o que te dá muita flexibilidade. Este guia vai te mostrar como realizar essas ações comuns.
Como Imprimir um Documento Gerado
Os documentos são gerados pela plataforma no formato A4 padrão.
Abra o Documento
Primeiro, acesse o documento no seu Google Drive. Você pode fazer isso clicando em “Abrir esta Pasta” na Aba “+ Imagens e Docs” da obra correspondente no Acervo Vivo e localizando o arquivo do documento.
Use a Função de Impressão do Google Docs
Com o documento aberto no Google Docs, vá ao menu “Arquivo” no topo da tela.
Selecione a opção “Imprimir” (ou tecle Ctrl+P / Cmd+P).
Ajuste as Configurações de Impressão (se necessário)
Uma janela de visualização de impressão aparecerá. Se o formato da página parecer incorreto ou se você precisar ajustar margens, tamanho do papel, etc., procure por opções como “Mais definições” ou “Configurações avançadas”.
Certifique-se de que o tamanho do papel está configurado para A4 (ou o formato desejado pela sua impressora) e que outras configurações estejam corretas antes de enviar para impressão.
Dificuldades com o Google Docs?
O Google oferece páginas de suporte que podem te ajudar:
➡️ Imprimir um arquivo nos editores do Google (Link para Suporte Google)
➡️ Alterar as definições da página no Google Docs (Link para Suporte Google) (para ajustar margens, orientação, etc.)
Como Excluir um Documento Gerado
Pode haver situações em que você precisa remover um documento gerado, por exemplo, se os dados da obra foram atualizados e você gerou uma nova versão do certificado ou da ficha técnica.
Importante: A exclusão de documentos é feita manualmente por você, diretamente no seu Google Drive. O Acervo Vivo não exclui arquivos do seu Drive.
Passos para Excluir
Acesse a pasta da obra no seu Google Drive (lembre-se, você pode usar o botão “Abrir esta Pasta” na Aba “+ Imagens e Docs” da obra no Acervo Vivo).
Localize o arquivo do documento que deseja excluir.
Clique com o botão direito do mouse sobre o arquivo (ou use as opções de menu no celular/tablet) e selecione “Remover” ou “Mover para a lixeira”.
O arquivo será movido para a lixeira do seu Google Drive, de onde poderá ser restaurado por um tempo ou excluído permanentemente.
Como Compartilhar ou Enviar um Documento Gerado
Depois de gerar seu Certificado ou Ficha Técnica, você certamente precisará enviá-lo para galerias, clientes, curadores, etc. A melhor forma de compartilhar é geralmente como um arquivo .PDF, pois ele preserva a formatação e é universalmente acessível.
Os documentos gerados pelo Acervo Vivo estão no formato Google Docs, o que facilita o compartilhamento e a conversão para PDF.
Opção 1: Enviar o Documento Diretamente por E-mail (via Gmail, como PDF Anexado)
Esta é uma forma rápida de enviar um único documento.
- Abra o documento original no Google Docs.
- Vá ao menu “Arquivo” > “E-mail”.
- Selecione a opção “Enviar este arquivo por e-mail”.
- (Imagem do menu Arquivo > E-mail > Enviar este arquivo por e-mail no Google Docs)
- Uma janela se abrirá. Preencha:
- Para: O(s) endereço(s) de e-mail do(s) destinatário(s).
- Assunto: O título do seu e-mail.
- Mensagem: O corpo do seu e-mail.
- Tipo de arquivo: Certifique-se de que PDF esteja selecionado no menu suspenso (geralmente é o padrão ou uma opção clara).
- Clique em “Enviar”. O Google Docs anexará o documento como PDF ao e-mail e o enviará.
Opção 2: Colocar o Conteúdo do Documento no Corpo do E-mail (via Gmail)
Se você quiser que o conteúdo do documento apareça diretamente no corpo do e-mail (em vez de um anexo):
- Abra o documento original no Google Docs.
- Vá ao menu “Arquivo” > “E-mail”.
- Selecione a opção “Enviar rascunho de e-mail” (ou se houver uma opção como “Enviar e-mail aos colaboradores” e você desmarcar “Enviar cópia para mim mesmo como anexo” e “Não anexar. Incluir conteúdo no e-mail”).
Opção 3 (Recomendada pelo Profissionalismo e Múltiplos Anexos): Salvar como PDF e Anexar Manualmente
Esta é a forma mais controlada e profissional, especialmente se você precisa enviar mais de um arquivo (ex: a Ficha Técnica em PDF + a Imagem Principal da Obra).
- Salve o Documento como PDF:
- Abra o documento original no Google Docs.
- Vá ao menu “Arquivo” > “Fazer download” > “Documento PDF (.pdf)”.
- (Imagem do menu Arquivo > Fazer download > Documento PDF no Google Docs)
- O arquivo PDF será baixado para a pasta de downloads do seu computador ou dispositivo móvel.
- Componha seu E-mail:
- Abra seu programa de e-mail (Gmail, Outlook, etc.).
- Crie uma nova mensagem.
- Anexe o arquivo PDF que você acabou de baixar, e quaisquer outros arquivos que precise enviar (como a imagem da obra).
- Escreva sua mensagem e envie.
Dica: As funcionalidades de e-mail e download do Google Docs são ferramentas padrão que você pode usar em muitas outras situações da sua carreira!
Conclusão
Com os documentos gerados pelo Acervo Vivo e as ferramentas do Google Docs, você tem total flexibilidade para imprimir, organizar e compartilhar as informações das suas obras de forma profissional. Lembre-se de sempre verificar as configurações de impressão e optar pelo formato PDF ao enviar documentos importantes.