Para muitos artistas e gestores, a planilha eletrônica foi por muito tempo uma tentativa de organizar o acervo. No entanto, a experiência do Acervo Vivo e a própria pesquisa por trás da plataforma revelaram que o Excel e ferramentas similares, embora ofereçam uma flexibilidade inicial, não são suficientes para a complexidade e a dinâmica do ecossistema da arte.
A seguir, detalhamos as principais desvantagens e riscos de usar planilhas para a gestão de um acervo artístico, e por que a Plataforma do Acervo Vivo se tornou a alternativa superior:
1. Limitações para a Complexidade da Arte e Gestão de Acervo
• Não abrange a dinâmica completa: Uma planilha, mesmo com informações básicas e fotos em miniatura, não consegue abranger a dinâmica e a complexidade das atividades artísticas e da gestão de um acervo, que é um processo contínuo e desafiador.
• Dificuldade de integrar mídias: É um desafio enorme reunir fotografia e dados da obra de forma eficiente em um único sistema de armazenamento como uma planilha, que não foi feita para isso.
• Visão estática e não contextualizada: O formato bidimensional de linhas e colunas de uma planilha é estático e não é suficiente para registrar a história e a trajetória de uma obra e de um ateliê. Ela se limita a um “elenco estático do acervo”.
2. Risco de Perda e Corrupção de Dados
• Fragilidade de fórmulas e células: A metodologia de “cocatalogação” (catalogar junto com o artista) é inviável operacionalmente com planilhas. Qualquer pequena alteração ou “vírgulazinha fora do lugar” pode comprometer a integridade das fórmulas e células, fazendo com que os dados “vão para o espaço”.
• Inconsistência e baixa acurácia: Na pressa do dia a dia, é comum a inconsistência ao atualizar informações em múltiplos locais (como o nome de um arquivo de foto e os dados na planilha). Isso leva a uma constante sensação de frustração e exige revisões contínuas, aumentando a chance de erros.
• Nomeação de arquivos problemáticos: Colocar informações variáveis como “disponível” ou “valor” no nome do arquivo é um primeiro passo para a desatualização da catalogação, pois demandaria atualização em vários lugares, o que é inviável por falta de tempo.
3. Dificuldades de Colaboração e Compartilhamento
• Compartilhamento inviável: A fragilidade das planilhas torna o compartilhamento com artistas e outros colaboradores um risco, pois é fácil para a configuração ser desfeita.
• Ausência de taxonomia para filtros eficientes: A falta de uma taxonomia clara dificulta a filtragem de informações na planilha, tornando impossível, por exemplo, consultar rapidamente quais obras estão consignadas ou em quais galerias.
4. Limitações para Documentação Profissional e Divulgação
• Não gera documentos profissionais automaticamente: Planilhas exigem um esforço manual intenso para gerar documentos como certificados de autenticidade, portfólios curados ou listas de preços com layouts profissionais.
• Informações efêmeras e propensas a erro: Ao enviar informações para canais comerciais ou institucionais, a dependência de planilhas resulta em dados efêmeros e com alta chance de erro, comprometendo o profissionalismo.
• Não otimizada para o ecossistema da arte: O catálogo, quando se apresenta como uma planilha estática, pode se tornar um “entrave” que dificulta os processos e relacionamentos do artista. A circulação de informações sobre a obra é mais importante do que a obra em si, e a planilha não facilita isso.
A Solução: Plataforma Acervo Vivo Studio
A Plataforma do Acervo Vivo foi criada precisamente para superar essas limitações. Ela oferece um banco de dados robusto e intuitivo que:
• Promove a cocatalogação: Envolvendo o artista no processo para que ele se reconecte com sua obra, mesmo que a inserção de dados seja delegada.
• Organiza o “caos”: Centraliza informações, imagens e documentos em um único lugar, minimizando o esforço e automatizando tarefas repetitivas.
• Integra-se com o Google Drive: Garante que todas as imagens e documentos sejam salvos no seu próprio Google Drive, mantendo a propriedade, segurança e controle total sobre seus arquivos. A plataforma não exclui arquivos, apenas os renomeia para manter o histórico e a organização.
• Gera documentos profissionais instantaneamente: Permite criar Certificados de Autenticidade, portfólios curados, listas de preços em diversas moedas e idiomas, currículos e termos de entrega, tudo de forma editável e profissional.
• Sincroniza com o site do artista: Mantém o site atualizado automaticamente, controlando o que é publicado.
• Gerencia a situação e localização das obras: Essencial para o controle logístico e para evitar a “disputa por obra”.
• É acessível em qualquer dispositivo: Por ser um “webapp”, funciona igualmente em celulares, tablets e computadores.
Em suma, a Plataforma do Acervo Vivo Studio não é apenas uma ferramenta de catalogação; é um centro de comando estratégico que oferece a organização, segurança e profissionalismo que o seu acervo merece, liberando o artista para focar na criação e no desenvolvimento da sua carreira.
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