Vender um Trabalho é um momento de celebração! Registrar corretamente essa “saída” não só mantém seu inventário em dia, mas também enriquece o histórico da obra e fornece dados valiosos para sua gestão de carreira.
Este guia prático mostrará os passos essenciais que você deve seguir na Plataforma do Acervo Vivo após uma venda.
Este guia prático mostrará os passos essenciais que você deve seguir na Plataforma do Acervo Vivo após concretizar uma venda.
Localize o Trabalho Vendido na Plataforma
- Acesse a Plataforma do Acervo Vivo.
- No Menu “Trabalhos”, vá para a Página “Fichas Detalhadas”.
- Use os filtros ou a busca para encontrar o Trabalho específico que foi vendido.
- Clique sobre o Trabalho para abrir sua Ficha Detalhada.
Atualize a Situação e Destino da Obra na Aba “Ficha Técnica”
Com a Ficha Detalhada do Trabalho aberta, a maioria das atualizações importantes acontecerá na Aba “Ficha Técnica” (Opção A para Trabalhos sem Tiragem) . Se o seu Trabalho vendido for parte de uma edição limitada (tiragem), você precisará fazer alguns dos ajuste na Aba “Tiragens” (Opção B para Trabalhos com Tiragens).
A. Na Aba “Ficha Técnica” – Seção “Disponibilidade e Localização”:
Mude a “Situação” do Trabalho:
- Clique no campo e selecione na lista a opção “Vendido”,
- Registre o Colecionador (Comprador): Ao definir a “Situação” como “Vendido”, o campo “Colecionador” aparecerá. Insira o nome do novo proprietário.
- Atualize a “Localização”: Informe a nova localização da obra (ex: “Acervo privado – [Nome do Colecionador]”).
- Informe a “Data de Saída”: No campo “Saída”, registre a data da venda ou da entrega da obra.
- Associe à Galeria (Se a Venda foi Intermediada): Se aplicável, preencha ou confirme o campo “Galerias” com o nome da galeria que intermediou a venda.
- ➡️ Saiba como gerenciar suas galerias em: Guia da Página Galerias
B. Se o Trabalho Vendido for um Exemplar de uma Tiragem:
Se a obra que você vendeu faz parte de uma edição limitada (como uma gravura ou fotografia seriada), é crucial atualizar também o status do exemplar específico:
- Ainda na Ficha Detalhada do Trabalho “mãe” (o registro principal da obra que tem a tiragem), navegue até a Seção “Tiragens”.
- Na lista de exemplares, localize a numeração específica que foi vendida (ex: exemplar 3/10, PA I/II).
- Atualize os seguintes campos para o exemplar vendido:
- Situação: Mude para “Vendido”.
- Localização: Informe a nova localização da obra (ex: “Acervo privado – [Nome do Colecionador]”).
- Saída : Registre a data da venda ou da entrega da obra.
- Colecionador: Insira o nome do comprador deste exemplar específico.
- ➡️ Para o guia completo sobre como gerenciar todos os aspectos das suas edições limitadas, acesse: Dominando as Tiragens: Como Gerenciar Edições Limitadas
Na Ficha Detalhada do Trabalho vendido, navegue até a Aba Valores”.
Como a “Situação” do Trabalho já foi definida para “Vendido” (Opção A), você verá campos específicos para registrar os detalhes financeiros da transação:
Registre o Valor da Venda
Manter um registro preciso dos valores envolvidos na venda é crucial para sua gestão financeira e para entender a trajetória comercial da sua obra. Esta opção não está disponível para Tiragens.
Valor Total da Venda
Neste campo, insira o valor total pelo qual a obra foi vendida ao comprador final, na moeda da transação. Este é o preço “cheio” da venda.
Valor Recebido pela Venda (Líquido para o Artista)
Aqui, você registrará o valor líquido que efetivamente recebeu pela venda, após quaisquer deduções.
Quando usar: Este campo é especialmente importante se a venda envolveu intermediários e houve o pagamento de comissões (ex: para galerias, marchands) ou outras taxas (ex: impostos retidos na fonte, custos de transação).
Se não houve deduções (venda direta sem custos), o “Valor Recebido” pode ser igual ao “Valor Total da Venda”.
Outras Informações de Valor:
Revise se o “Valor Base” (que você pode ter definido anteriormente para esta obra) ainda faz sentido como referência histórica, ou se precisa de alguma anotação no campo “Observações Internas” desta aba para contextualizar a venda.
Se a obra estava associada a uma Lista de Preços específica que foi usada na negociação, verifique se essa informação está correta e se os valores da lista foram considerados.
➡️ Para um guia completo sobre todos os recursos da Aba “Valores”, incluindo a configuração de moedas e a gestão de Listas de Preços, consulte o artigo da Aba “Valores”
Gere ou Arquive Documentos da Venda
Após uma venda, alguns documentos são importantes:
- Certificado de Autenticidade: É fundamental entregar um Certificado de Autenticidade ao novo colecionador.
- Vá para a Aba “+ Imagens e Docs” da Ficha Detalhada do Trabalho.
- Use o botão “Gerar Documento” para criar um Certificado de Autenticidade atualizado (ele puxará os dados da obra).
- Baixe o certificado, assine (se for o caso de uma versão física/digital assinada) e entregue ao comprador.
- ➡️ Aprenda a gerar documentos: Link para o artigo da Aba “+ Imagens e Docs”, seção Gerar Documentos
- ➡️ E como gerenciá-los: Gerenciando e Compartilhando Seus Documentos
- Recibo de Venda / Nota Fiscal:
- Se você emite recibos de venda ou notas fiscais, após criá-los (fora da plataforma), você pode fazer o upload de uma cópia digital desses documentos na Aba “+ Imagens e Docs” do Trabalho vendido, para manter tudo centralizado. Use o botão “Anexar outros arquivos”.
- Outros Documentos: Qualquer outro documento relevante para a transação (ex: comprovante de pagamento, acordo de termos) também pode ser arquivado aqui.
Conclusão: Mantendo seu Acervo Vivo e Preciso!
Registrar uma venda corretamente na Plataforma do Acervo Vivo é um passo fundamental para uma gestão de acervo profissional. Isso garante que seu inventário esteja sempre atualizado, seu histórico de obras seja completo e que você tenha todas as informações necessárias para sua carreira e para o relacionamento com o mercado de arte.
Parabéns pela sua venda e pela dedicação em manter seu Acervo Vivo!